Veelgemaakte fouten bij het boeken van bedrijfsmuziek

Wat zijn de meest gemaakte fouten bij het boeken van bedrijfsmuziek?

**Kort antwoord:** De meest gemaakte fouten bij het boeken van live muziek voor een bedrijfsevent zijn het verkeerde format voor het moment boeken, vergeten dat een kale DJ-prijs geen productie bevat, geen enkele coordinator op de avond hebben, het plan B negeren als een muzikant ziek is, de muziek over speeches heen laten spelen, en te laat boeken voor piekdata in december. Elk daarvan is te voorkomen. Bij Lupa Entertainment produceerden wij sinds 2018 meer dan 300 events voor klanten als Heineken, Microsoft, Salesforce en Booking.com, en dit zijn de fouten die wij het meest zien.

Door Noam Bargil, oprichter van Lupa Entertainment en bandleider van Benga Band Amsterdam.

Een bruiloftsfout is prive. Een bedrijfsmuziekfout gebeurt voor klanten, collega's en stakeholders, en daarom zijn de belangen hoger en de foutmarge lager. Hier zijn de zes die bedrijven het meest kosten, en hoe je elk voorkomt.

Fout 1: het verkeerde format voor het moment boeken

De duurste fout is een mismatch tussen act en moment. Een zeskoppige feestband tijdens een netwerkborrel overstemt het gesprek waarvoor het event bestaat. Een solo-gitarist op een eindejaarsfeest laat de dansvloer leeg.

De oplossing is het format afstemmen op elke fase: een jazztrio als Dupa Trio voor borrel en diner, een volledige band als Benga Band voor de dansvloer. Voor de volledige afweging welke act bij welk event past, lees hoe kies je muziek voor een bedrijfsfeest.

Fout 2: aannemen dat de DJ-prijs productie bevat

Een kale DJ-prijs is voor een DJ, niet voor het geluid en licht dat nodig is om een bedrijfszaal van 300 mensen te vullen. Bedrijven boeken wat de goedkoopste optie lijkt en ontdekken in de week van het event dat de PA, monitors en verlichting een aparte huur zijn.

De oplossing is schriftelijk vragen wat de offerte bevat. Vanaf onze vierkoppige band zit productie erin, bij een DJ vaak niet. Het volledige plaatje staat in wat live muziek voor een bedrijfsevent kost.

Fout 3: geen enkele coordinator op de avond

Als de muzikanten, de locatie en het AV-team drie aparte relaties zijn, worden de gaten ertussen om 22.30 uur jouw probleem. Een schema loopt altijd een beetje uit, en zonder een persoon die de avond bezit, lost niemand het op.

De oplossing is boeken via een coordinator met een factuur. Bij Lupa is dat vaak Noam in de zaal. Dit is ook het eerste om te bevestigen in de vragen om te stellen voordat je boekt.

Fout 4: het plan B negeren

Muzikanten worden ziek. Een bedrijf dat een enkele act boekte zonder bureau erachter, heeft geen antwoord als de saxofonist op de ochtend van het event met griep wakker wordt. Dit is het risico dat een prima plan op de dag zelf in een ramp verandert.

De oplossing is boeken via een bureau met een roster en invallers, en de directe vraag stellen voor je tekent: wat gebeurt er als een speler niet kan komen? Een specifiek antwoord is het enige acceptabele.

Fout 5: de muziek over de speeches laten lopen

Speeches gaan altijd boven de set. De klassieke misser is een band die door blijft spelen als de CEO naar de microfoon reikt, of een DJ die het volume niet schoon kan dempen. Het komt onprofessioneel over op precies het publiek dat je het meest wilt imponeren.

De oplossing is het draaiboek vooraf met de act plannen, zodat de muziek wijkt voor de mic en daarna weer optilt. Een professionele act behandelt dit als basis, niet als een speciaal verzoek.

Fout 6: te laat boeken

De sterkste acts voor een bepaalde zaterdag gaan het eerst, en december is de krapste maand van het jaar omdat elk bedrijfsfeest om dezelfde handvol data strijdt. Muziek als laatste boeken, na de locatie en de catering, betekent kiezen uit wat overblijft.

De oplossing is simpel: zodra de datum en locatie vaststaan, leg de muziek vast. Drie tot zes maanden vooraf voor de meeste data, eerder voor december.

Wat hebben deze fouten gemeen?

Elke fout gaat terug op muziek behandelen als het laatste punt op de checklist in plaats van als onderdeel van de productie. Format, productie, coordinatie, plan B, draaiboek en timing zijn allemaal beslissingen die een producent vroeg neemt, geen problemen die een organisator laat ontdekt.

De bedrijven die het goed doen, boeken muziek in dezelfde week dat ze de locatie bevestigen, via een bureau dat de avond van begin tot eind bezit. Die ene beslissing haalt vijf van de zes fouten hierboven weg voordat ze kunnen gebeuren.

Wat kost een muziekfout eigenlijk?

De directe kosten zijn zelden het ergste. Op het laatste moment een PA bijhuren of onbegrote uitloop betalen is pijnlijk, maar de echte kosten zijn de indruk. Een lege dansvloer op een eindejaarsfeest, of een band die de speech van de oprichter overstemt, is wat je gasten onthouden en doorvertellen.

Voor een privefeest is dat een slechte avond. Voor een bedrijfsevent voor klanten en personeel is het een weerspiegeling van de organisatie die het boekte. Daarom zijn de oplossingen hierboven meer waard dan ze kosten.

De fouten in een oogopslag

| Fout | De oplossing |

|---|---|

| Verkeerd format voor het moment | Stem de act af op elke fase van de avond |

| Aannemen dat de DJ-prijs productie bevat | Vraag schriftelijk wat de offerte bevat |

| Geen coordinator op de avond | Een bureau, een coordinator, een factuur |

| Het plan B negeren | Boek een roster met invallers |

| Muziek over de speeches | Plan het draaiboek vooraf |

| Te laat boeken | Leg de muziek vast zodra datum en locatie staan |

Hoe ziet het eruit als het wel goed gaat?

Twee events uit onze eigen agenda laten het contrast zien. Voor een Microsoft-keynote-diner in het Rijksmuseum doseerden wij Dupa Trio om onder de speeches te spelen, nooit eroverheen, met de set gepland rond het programma. Voor een eindejaarsfeest in de Gashouder in Amsterdam kwam Benga Band met geluid en licht inbegrepen en een coordinator die de avond runde, zodat er geen aparte PA-huur was en niemand om 23.00 uur naar elkaar wees.

Geen van beide avonden had een muziekprobleem, omdat het format, de productie en de coordinatie vooraf waren beslist. Dat is het hele verschil.

Veelgestelde vragen

Wat is de meest gemaakte bedrijfsmuziekfout?

Het verkeerde format voor het moment boeken, zoals een luide feestband tijdens een netwerkborrel of een stille solo-act op een eindejaarsfeest. Stem de act af op elke fase van de avond.

Waarom is een enkele coordinator zo belangrijk?

Omdat schema's uitlopen. Met een bureau en een coordinator die de avond bezit, is er een persoon die problemen oplost in plaats van drie leveranciers die naar elkaar wijzen.

Hoe laat is te laat om bedrijfsmuziek te boeken?

Voor decemberfeesten betekent binnen drie maanden kiezen uit wat overblijft. De sterkste acts voor een bepaalde zaterdag gaan het eerst, dus leg de muziek vast zodra datum en locatie staan.

Wat gebeurt er als een muzikant ziek is op de dag zelf?

Met een bureau met een roster en invallers wordt een vervanger gevonden op kosten van het bureau. Met een enkele freelanceboeking zonder plan B heb je misschien helemaal geen act.

Hoe voorkomen we dat de band over speeches heen speelt?

Plan het draaiboek vooraf met de act en bevestig dat de muziek wijkt voor de microfoon. Een professionele act behandelt dit als standaardpraktijk.

Betekent een groter budget een beter event?

Nee. Het beste resultaat komt van het format afstemmen op elk moment, niet van de grootste act boeken. Een goed geplaatst jazztrio doet vaak meer voor een borrel dan een grotere band.

Volgende stap

Vertel ons je datum, locatie en de momenten die ertoe doen, en wij bouwen een plan dat alle zes deze fouten vermijdt. We reageren binnen 12 uur met twee of drie voorstellen en een uitgesplitste offerte. Vraag een voorstel aan of bekijk de volledige roster.

Gerelateerd lezen