Haeufige Fehler beim Buchen von Firmen-Eventmusik

Was sind die haeufigsten Fehler beim Buchen von Firmenmusik?

**Kurze Antwort:** Die haeufigsten Fehler beim Buchen von Live-Musik fuer ein Firmenevent sind das falsche Format fuer den Moment zu buchen, zu vergessen, dass ein reiner DJ-Preis keine Produktion enthaelt, keinen einzigen Koordinator am Abend zu haben, den Plan B bei einem kranken Musiker zu ignorieren, die Musik ueber Reden spielen zu lassen und zu spaet fuer Spitzentermine im Dezember zu buchen. Jeder davon ist vermeidbar. Bei Lupa Entertainment haben wir seit 2018 mehr als 300 Events fuer Kunden wie Heineken, Microsoft, Salesforce und Booking.com produziert, und dies sind die Fehler, die wir am haeufigsten sehen.

Von Noam Bargil, Gruender von Lupa Entertainment und Bandleader von Benga Band Amsterdam.

Ein Hochzeitsfehler ist privat. Ein Firmenmusikfehler passiert vor Kunden, Kollegen und Stakeholdern, weshalb der Einsatz hoeher und die Fehlertoleranz geringer ist. Hier sind die sechs, die Unternehmen am meisten kosten, und wie du jeden vermeidest.

Fehler 1: das falsche Format fuer den Moment buchen

Der teuerste Fehler ist ein Mismatch zwischen Act und Moment. Eine sechskoepfige Partyband waehrend eines Netzwerkempfangs uebertoent das Gespraech, fuer das das Event existiert. Ein Solo-Gitarrist bei einer Jahresabschlussfeier laesst die Tanzflaeche leer.

Die Loesung ist, das Format auf jede Phase abzustimmen: ein Jazz-Trio wie Dupa Trio fuer Empfang und Dinner, eine vollstaendige Band wie Benga Band fuer die Tanzflaeche. Fuer die vollstaendige Abwaegung, welcher Act zu welchem Event passt, lies wie du Musik fuer eine Firmenfeier auswaehlst.

Fehler 2: annehmen, dass der DJ-Preis Produktion enthaelt

Ein reiner DJ-Preis ist fuer einen DJ, nicht fuer den Ton und das Licht, die noetig sind, um einen Firmenraum mit 300 Personen zu fuellen. Unternehmen buchen, was wie die guenstigste Option aussieht, und entdecken in der Eventwoche, dass PA, Monitore und Beleuchtung eine separate Miete sind.

Die Loesung ist, schriftlich zu fragen, was das Angebot enthaelt. Ab unserer vierkoepfigen Band ist Produktion enthalten, bei einem DJ oft nicht. Das vollstaendige Bild steht in was Live-Musik fuer ein Firmenevent kostet.

Fehler 3: kein einziger Koordinator am Abend

Wenn die Musiker, die Location und das AV-Team drei separate Beziehungen sind, werden die Luecken dazwischen um 22.30 Uhr dein Problem. Ein Zeitplan verschiebt sich immer ein wenig, und ohne eine Person, die den Abend verantwortet, loest ihn niemand.

Die Loesung ist, ueber einen Koordinator mit einer Rechnung zu buchen. Bei Lupa ist das oft Noam im Raum. Das ist auch das Erste, was in den Fragen vor dem Buchen zu bestaetigen ist.

Fehler 4: den Plan B ignorieren

Musiker werden krank. Ein Unternehmen, das einen einzelnen Act ohne Agentur dahinter gebucht hat, hat keine Antwort, wenn der Saxofonist am Morgen des Events mit Grippe aufwacht. Das ist das Risiko, das einen guten Plan am Tag selbst in eine Katastrophe verwandelt.

Die Loesung ist, ueber eine Agentur mit einer Roster und Vertretungsmusikern zu buchen und vor der Unterschrift die direkte Frage zu stellen: Was passiert, wenn ein Spieler nicht kommen kann? Eine konkrete Antwort ist die einzig akzeptable.

Fehler 5: die Musik ueber die Reden laufen lassen

Reden stehen immer ueber dem Set. Der klassische Fehler ist eine Band, die weiterspielt, waehrend der CEO zum Mikrofon greift, oder ein DJ, der die Lautstaerke nicht sauber senken kann. Es wirkt unprofessionell auf genau das Publikum, das du am meisten beeindrucken willst.

Die Loesung ist, den Ablauf vorab mit dem Act zu planen, sodass die Musik dem Mikro weicht und danach wieder anhebt. Ein professioneller Act behandelt das als Grundlage, nicht als Sonderwunsch.

Fehler 6: zu spaet buchen

Die staerksten Acts fuer einen bestimmten Samstag gehen zuerst, und Dezember ist der engste Monat des Jahres, weil jede Firmenfeier um dieselbe Handvoll Termine konkurriert. Musik zuletzt zu buchen, nach Location und Catering, bedeutet, aus dem zu waehlen, was uebrig ist.

Die Loesung ist einfach: Sobald Datum und Location feststehen, sichere die Musik. Drei bis sechs Monate vorher fuer die meisten Termine, frueher fuer Dezember.

Was haben diese Fehler gemeinsam?

Jeder von ihnen geht darauf zurueck, Musik als letzten Punkt auf der Checkliste zu behandeln statt als Teil der Produktion. Format, Produktion, Koordination, Plan B, Ablauf und Timing sind alles Entscheidungen, die ein Produzent frueh trifft, keine Probleme, die ein Planer spaet entdeckt.

Die Unternehmen, die es richtig machen, buchen Musik in derselben Woche, in der sie die Location bestaetigen, ueber eine Agentur, die den Abend von Anfang bis Ende verantwortet. Diese eine Entscheidung beseitigt fuenf der sechs Fehler oben, bevor sie passieren koennen.

Was kostet ein Musikfehler eigentlich?

Die direkten Kosten sind selten das Schlimmste. Eine PA kurzfristig nachzubuchen oder ungeplante Ueberzeit zu zahlen ist schmerzhaft, aber die echten Kosten sind der Eindruck. Eine leere Tanzflaeche bei einer Jahresabschlussfeier oder eine Band, die die Rede des Gruenders uebertoent, ist das, was deine Gaeste sich merken und weitererzaehlen.

Fuer eine Privatfeier ist das ein schlechter Abend. Fuer ein Firmenevent vor Kunden und Personal ist es ein Spiegel der Organisation, die es gebucht hat. Deshalb sind die Loesungen oben mehr wert, als sie kosten.

Die Fehler auf einen Blick

| Fehler | Die Loesung |

|---|---|

| Falsches Format fuer den Moment | Stimme den Act auf jede Phase des Abends ab |

| Annehmen, der DJ-Preis enthaelt Produktion | Frag schriftlich, was das Angebot enthaelt |

| Kein Koordinator am Abend | Eine Agentur, ein Koordinator, eine Rechnung |

| Den Plan B ignorieren | Buche eine Roster mit Vertretungsmusikern |

| Musik ueber die Reden | Plane den Ablauf vorab |

| Zu spaet buchen | Sichere die Musik, sobald Datum und Location stehen |

Wie sieht es aus, wenn es richtig laeuft?

Zwei Events aus unserem eigenen Kalender zeigen den Kontrast. Fuer ein Microsoft-Keynote-Dinner im Rijksmuseum dosierten wir Dupa Trio so, dass es unter den Reden spielte, nie darueber, mit dem Set rund um das Programm geplant. Fuer eine Jahresabschlussfeier in der Gashouder in Amsterdam kam Benga Band mit Ton und Licht inklusive und einer Person, die den Abend koordinierte, sodass es keine separate PA-Miete und kein Fingerzeigen unter Lieferanten um 23.00 Uhr gab.

Keiner der beiden Abende hatte ein Musikproblem, weil Format, Produktion und Koordination vorab entschieden waren. Das ist der ganze Unterschied.

Haeufig gestellte Fragen

Was ist der haeufigste Firmenmusikfehler?

Das falsche Format fuer den Moment zu buchen, etwa eine laute Partyband waehrend eines Netzwerkempfangs oder einen leisen Solo-Act bei einer Jahresabschlussfeier. Stimme den Act auf jede Phase des Abends ab.

Warum ist ein einziger Koordinator so wichtig?

Weil Zeitplaene sich verschieben. Mit einer Agentur und einem Koordinator, der den Abend verantwortet, gibt es eine Person, die Probleme loest, statt drei Lieferanten, die aufeinander zeigen.

Wie spaet ist zu spaet, um Firmenmusik zu buchen?

Fuer Dezember-Firmenfeiern bedeutet alles unter drei Monaten, aus dem zu waehlen, was uebrig ist. Die staerksten Acts fuer einen bestimmten Samstag gehen zuerst, also sichere die Musik, sobald Datum und Location stehen.

Was passiert, wenn ein Musiker am Tag selbst krank ist?

Mit einer Agentur mit Roster und Vertretungsmusikern wird ein Ersatz auf Kosten der Agentur gefunden. Mit einer einzelnen Freelance-Buchung ohne Plan B hast du moeglicherweise gar keinen Act.

Wie verhindern wir, dass die Band ueber Reden spielt?

Plane den Ablauf vorab mit dem Act und bestaetige, dass die Musik dem Mikrofon weicht. Ein professioneller Act behandelt das als Standardpraxis.

Bedeutet ein groesseres Budget ein besseres Event?

Nein. Das beste Ergebnis kommt davon, das Format auf jeden Moment abzustimmen, nicht den groessten Act zu buchen. Ein gut platziertes Jazz-Trio tut oft mehr fuer einen Empfang als eine groessere Band.

Naechster Schritt

Nenne uns dein Datum, deine Location und die Momente, die zaehlen, und wir bauen einen Plan, der alle sechs dieser Fehler vermeidet. Wir antworten innerhalb von 12 Stunden mit zwei oder drei Vorschlaegen und einem aufgeschluesselten Angebot. Vorschlag anfragen oder die komplette Roster ansehen.

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