Ein DJ oder Live-Act für Empfang, Pausen zwischen den Programmpunkten, Standaktivierungen und den Umtrunk zum Abschluss auf einer Konferenz oder Messe in Amsterdam, in einer Lautstärke, die den Durchsagen nie in die Quere kommt.

So funktioniert es

Verschiedene Momente an einem Konferenztag brauchen unterschiedliche Musik

Ein Konferenz-, Messe- oder Ausstellungstag in Amsterdam ist keine durchgehende Veranstaltung, er besteht aus mehreren Phasen, und jede davon braucht eine andere Art von Musik. Beim Empfang und der Registrierung ist das Publikum in Bewegung: Teilnehmer suchen ihr Badge, ihr Namensschild und den Weg in den Raum, statt zu sitzen, deshalb muss die Musik in einem großen, oft etwas hallenden Raum gut klingen, ohne selbst die Aufmerksamkeit zu binden. In den Pausen zwischen den Programmpunkten soll die Musik das Gespräch unterstützen statt zu übertönen, genau wie bei jeder anderen Firmenveranstaltung. Eine Standaktivierung auf der Messefläche will dagegen Besucher aus der Entfernung zu einem bestimmten Stand ziehen, das liegt näher an einem kleinen Tanzflächenmoment als an Hintergrundmusik. Ein Empfang vor oder nach den Programmpunkten kann ruhiger und gesprächsorientierter laufen, und beim Umtrunk zum Abschluss des Tages wollen Veranstalter den Raum meist noch etwas auflockern, bevor alle nach Hause gehen.

Welcher Moment passt zu welchem Format

Die folgende Tabelle zeigt, was wir für jeden Moment meist empfehlen, mit dem passenden Format, dem Act und dem Preis ab.

Jede Zeile oben ist eine Buchung über eine Ansprechperson, und wir sagen Ihnen ehrlich, wenn ein kleineres Format den Moment schon abdeckt, statt Ihnen ein größeres Format zu verkaufen, als der Raum braucht.

Lautstärke, die den Durchsagen nicht in die Quere kommt

Eine Konferenz läuft nach einem Zeitplan aus Durchsagen, Ankündigungen zu den Programmpunkten und manchmal einem Moderator, und die Musik hat darüber nur eine Aufgabe: aus dem Weg bleiben. Beim Empfang und der Registrierung hält ein DJ wie Peter Smith oder Demi Elisa das Set niedrig und entspannt, damit eine Durchsage zu einem Badge oder einer Wegbeschreibung nie mit der Musik konkurrieren muss. Bei einer Standaktivierung darf der DJ lauter spielen, weil dieser Bereich nicht denselben Luftraum mit der Hauptdurchsage teilt. In den Pausen in einem gemeinsamen Saal bleibt das Set unter der Gesprächslautstärke, genau wie bei jeder anderen Firmenveranstaltung. Wir stimmen die Lautstärke für jede Phase des Tages vorab mit Ihnen ab, nicht erst am Morgen selbst, sodass am Veranstaltungstag nichts mehr nachjustiert werden muss.

Was ein DJ vor Ort braucht

Ein DJ braucht vor allem Platz, Strom und Zeit, nicht viel mehr. Jeder DJ, den wir für eine Konferenz buchen, darunter Peter Smith, Demi Elisa und Savoy, bringt eigene Ausrüstung mit: Plattenspieler, Mischpult und Lautsprecher passend zur Größe des Raums. Was wir vom Veranstalter oder vom Veranstaltungsort brauchen, ist eine stabile Steckdose in der Nähe des Aufbaus, ein Tisch oder Bereich außerhalb der Hauptlaufwege, und Zugang zum Aufbau, bevor die ersten Teilnehmer eintreffen. Bei einer Standaktivierung bitten wir um etwas mehr freien Platz rund um den DJ, damit der Moment wachsen kann, ohne dass noch Möbel verschoben werden müssen, sobald die Fläche geöffnet ist. Arbeitet der DJ mit Sound und Licht statt der Basisausstattung, bestätigen wir den zusätzlichen Platzbedarf schon beim Angebot, damit er zum Stand oder zum Raum passt, bevor der Tag selbst beginnt.

Eine Konferenz über zwei Vormittage in Folge

Viele Konferenzen und Messen laufen über zwei oder mehr Tage, und der Moment des Empfangs und der Registrierung wiederholt sich dann jeden Morgen. Wir buchen denselben genannten Act für jeden Morgen der Veranstaltung, statt jeden Tag als eigene Buchung zu behandeln, sodass der Empfang jeden Morgen einheitlich klingt und Sie es mit einem Vertrag statt mehreren zu tun haben. Erkrankt ein Musiker, organisieren wir eine Vertretung, sodass ein zweiter Morgen nicht ohne Musik bleibt. Soll der zweite Morgen eine andere Stimmung bekommen, etwa etwas ruhiger, sobald Teilnehmer den Veranstaltungsort schon kennen, planen wir diesen Unterschied mit Ihnen beim Angebot, statt es am Tag selbst zu entscheiden.

Die Musik im Vorfeld abstimmen

Von jedem Act und DJ auf der Seite gibt es ein Video, sodass Sie den Stil hören können, bevor Sie buchen, statt sich allein auf eine Beschreibung zu verlassen. Sobald eine Buchung feststeht, können Sie im Vorgespräch angeben, welche Stile oder Titel Sie gerne hören oder lieber nicht, und wir geben das direkt an den DJ oder den Act weiter. Das ist bei einer Konferenz besonders wichtig, denn der Raum trägt an diesem Tag Ihre Marke, und den richtigen Ton vorher abzustimmen vermeidet Überraschungen, sobald die Türen offen sind.

Wer die Musiklizenz hält

In den Niederlanden ist für das Abspielen von Musik bei einer öffentlichen Veranstaltung meist eine Buma/Stemra-Lizenz für die Komposition und eine Sena-Lizenz für die Aufnahme nötig, und diese liegen normalerweise beim Veranstaltungsort oder dem Veranstalter, nicht beim DJ oder dem Act, der auftritt. Die meisten Konferenzorte, auch ein Ort in der Größe der RAI Amsterdam, haben diese Lizenzen bereits als festen Teil ihres Betriebs, deshalb empfehlen wir, dies direkt mit dem Veranstaltungsort abzuklären. Veranstalten Sie an einem kleineren Ort oder einem Stand im Freien, wo das weniger klar ist, sprechen Sie es beim Angebot an, und wir sagen Ihnen, was Sie prüfen sollten.

Zahlung, Rechnung und Formulare für Lieferanten

Die übliche Zahlung ist 40 Prozent bei Vertragsunterschrift und 60 Prozent eine Woche vor der Veranstaltung, per Bankuüberweisung in Euro, mit einer Rechnung inklusive Mehrwertsteuer für Ihre Finanzabteilung. Braucht Ihre Organisation Formulare zur Lieferantenaufnahme, eine Bestellnummer oder längere Zahlungsfristen, weil eine Firmen- oder internationale Finanzabteilung so arbeitet, sagen Sie es bei der Angebotsanfrage, und wir klären es gemeinsam, bevor der Vertrag unterschrieben wird. Jede Buchung ist ein direkter Vertrag mit Lupa, mit einer Ansprechperson für die Logistik von der ersten Anfrage bis zum letzten Set des Tages.

Welche Acts wir für eine Konferenz oder Messe buchen

Peter Smith hat mehr als 1.000 Veranstaltungen für Firmenkunden in ganz Europa gespielt und passt gut zu Empfang und Registrierung, wo ein ruhiges, professionelles Set mehr zählt als eine große Bühnenpersönlichkeit. Demi Elisa spielt Feel-good House mit afrikanischen und lateinamerikanischen Rhythmen und passt gut in eine leichtere Pause zwischen den Programmpunkten. Savoy bewegt sich von Vintage Soul und Swing zu modernem Pop und Dance, was bei einem gemischten Publikum beim Umtrunk zum Abschluss gut funktioniert. Für einen ruhigeren Empfang sind Dupa Trio und Fourtunes zwei Jazztrios, die auf Gesprächslautstärke spielen. Soll der Tag mit einem Höhepunkt enden, kombiniert Golden Sax ein DJ-Set mit einem Live-Saxophon und hat unter anderem auf der ADE und bei Tomorrowland gespielt, eine gute Wahl für einen Schlussmoment, der sich mehr wie ein Fest als wie Hintergrundmusik anfühlen soll. Für die DJ-Seite einer Firmenveranstaltung über einen einzelnen Konferenztag hinaus finden Sie mehr auf unserer Seite DJ für Firmenveranstaltungen Amsterdam, und unsere Seite Entertainment-Agentur Amsterdam beschreibt das gesamte Angebot, das wir für ein niederländisches oder internationales Unternehmen buchen. Für einen sitzenden Programmpunkt wie ein Partnerdinner neben der Konferenz siehe unsere Seite Jazzband für Firmenveranstaltungen.