Een DJ of live act voor ontvangst, pauzes tussen de programmaonderdelen, standactivaties en de afsluitende borrel op een congres of beurs in Amsterdam, op een volume dat nooit in de weg zit van de omroep.

Hoe het werkt

Verschillende momenten op een congresdag vragen om andere muziek

Een congres-, beurs- of tentoonstellingsdag in Amsterdam is geen aaneengesloten evenement, de dag bestaat uit verschillende fasen en elke fase vraagt om een andere aanpak. Bij de ontvangst en registratie is het publiek in beweging: bezoekers zoeken hun badge, hun naamplaatje en hun weg naar binnen in plaats van te zitten, dus de muziek moet goed klinken in een grote, vaak wat galmende ruimte zonder de aandacht naar zich toe te trekken. In de pauzes tussen de programmaonderdelen moet de muziek het gesprek ondersteunen in plaats van overstemmen, net als bij elk zakelijk evenement. Een standactivatie op de beursvloer moet juist bezoekers van een afstand naar één stand trekken, dus die vraag ligt dichter bij een kleine dansvloer dan bij achtergrondmuziek. Een receptie voor of na de programmaonderdelen kan rustiger en meer gericht op gesprek zijn, en bij de afsluitende borrel aan het einde van de dag willen organisatoren de zaal vaak juist iets losser maken voordat iedereen naar huis gaat.

Welk moment vraagt om welk format

Onderstaande tabel laat zien wat we meestal adviseren per moment, met het bijbehorende format, de act en de prijs vanaf.

Elke regel hierboven is één boeking via één contactpersoon, en we zeggen je eerlijk wanneer een kleiner format het moment al dekt in plaats van je een groter format te verkopen dan de ruimte nodig heeft.

Volume dat niet in de weg zit van de omroep

Een congres draait op een schema van omroepberichten, aankondigingen van programmaonderdelen en soms een presentator, en de muziek heeft daarboven maar één taak: uit de weg blijven. Tijdens de ontvangst en registratie houdt een DJ zoals Peter Smith of Demi Elisa de set laag en ontspannen, zodat een omroepbericht over een badge of een routebeschrijving nooit hoeft te concurreren met de muziek. Bij een standactivatie kan de DJ juist harder, omdat die opstelling niet dezelfde luchtruimte deelt met de hoofdomroep. In de pauzes in een gedeelde zaal blijft de set onder het volume van het gesprek, net als bij elk zakelijk evenement. We spreken het volume per fase van de dag vooraf met je af, niet pas op de ochtend zelf, zodat er niets meer bijgesteld hoeft te worden zodra de deuren open zijn.

Wat een DJ op locatie nodig heeft

Een DJ heeft vooral ruimte, stroom en tijd nodig, niet veel meer. Elke DJ die we voor een congres boeken, waaronder Peter Smith, Demi Elisa en Savoy, brengt eigen apparatuur mee: platenspelers, mixer en speakers die passen bij de grootte van de ruimte. Wat we van de organisator of de locatie vragen is een stabiel stopcontact bij de opstelling, een tafel of DJ-hoek uit de hoofdroute van bezoekers, en toegang om op te bouwen voordat de eerste bezoekers binnenkomen. Bij een standactivatie vragen we iets meer vrije ruimte rond de DJ, zodat het moment kan groeien zonder dat er nog meubilair verplaatst moet worden zodra de vloer open is. Werkt een DJ met geluid en licht in plaats van de basisopstelling, dan bevestigen we de extra ruimte die dat vraagt al bij de offerte, zodat het past bij de stand of de zaal voordat de dag zelf begint.

Een congres dat twee ochtenden achter elkaar loopt

Veel congressen en beurzen lopen over twee of meer dagen, en het moment van ontvangst en registratie komt dan elke ochtend terug. We boeken dezelfde genoemde act voor elke ochtend van het evenement in plaats van elke dag als losse boeking te behandelen, zodat de ontvangst elke ochtend consistent klinkt en je met één contract te maken hebt in plaats van meerdere. Wordt een muzikant ziek, dan regelen we een vervanger, zodat een tweede ochtend niet zonder muziek staat. Moet de tweede ochtend een andere sfeer krijgen, bijvoorbeeld iets rustiger zodra bezoekers de locatie al kennen, dan plannen we dat verschil met je bij de offerte in plaats van het op de dag zelf te beslissen.

De muziek vooraf afstemmen

Van elke act en DJ op de site staat een video, zodat je de stijl kunt horen voordat je boekt in plaats van alleen af te gaan op een beschrijving. Zodra een boeking vaststaat, kun je op de call voor het evenement aangeven welke stijlen of nummers je wel of juist niet wilt horen, en dat geven we direct door aan de DJ of de act. Dat is bij een congres extra belangrijk, want de zaal draagt die dag je merk uit, en de juiste toon vooraf afstemmen voorkomt verrassingen zodra de deuren open zijn.

Wie de muzieklicentie regelt

In Nederland is voor het afspelen van muziek op een publiek evenement meestal een Buma/Stemra-licentie voor de compositie en een Sena-licentie voor de opname nodig, en die liggen normaal gesproken bij de locatie of de organisator, niet bij de DJ of de act die optreedt. De meeste congreslocaties, ook een locatie ter grootte van RAI Amsterdam, hebben deze licenties al standaard geregeld, dus we raden aan dit rechtstreeks bij de locatie te checken. Organiseer je op een kleinere locatie of een stand buiten, waar dit minder vanzelfsprekend is, bespreek het dan bij de offerte en we vertellen je wat je moet uitzoeken.

Betaling, facturatie en leveranciersformulieren

Standaard betaal je 40 procent bij het tekenen van het contract en 60 procent een week voor het evenement, per bankoverschrijving in euro, met een btw-factuur voor je financiële afdeling. Heeft je organisatie leveranciersformulieren, een inkoopordernummer of langere betaaltermijnen nodig omdat een zakelijke of internationale financiële afdeling zo werkt, geef dat dan aan bij de offerteaanvraag en we regelen het samen voordat het contract getekend wordt. Elke boeking is een rechtstreeks contract met Lupa, met één contactpersoon voor de logistiek van de eerste vraag tot de laatste set van de dag.

Welke acts we boeken voor een congres of beurs

Peter Smith heeft meer dan 1.000 evenementen gespeeld voor zakelijke klanten door heel Europa en past goed bij ontvangst en registratie, waar een stabiele, professionele set meer telt dan een grote persoonlijkheid. Demi Elisa speelt feel-good house met Afrikaanse en Latijnse ritmes en werkt goed in een lichtere pauze tussen de programmaonderdelen. Savoy beweegt van vintage soul en swing naar moderne pop en dance, wat goed past bij een divers publiek tijdens de afsluitende borrel. Voor een rustigere receptie zijn Dupa Trio en Fourtunes twee jazztrio's die op gesprekvolume spelen. Moet de dag eindigen met een lift, dan combineert Golden Sax een DJ-set met een live saxofoon en heeft onder meer op ADE en Tomorrowland gespeeld, een goede keuze voor een afsluitend moment dat meer als een feestje mag voelen dan als achtergrondmuziek. Voor de DJ-kant van een zakelijk evenement buiten één congresdag lees je meer op onze pagina DJ voor bedrijfsevenement Amsterdam, en onze pagina entertainmentbureau Amsterdam beschrijft het volledige aanbod dat we boeken voor een Nederlands of internationaal bedrijf. Voor een zittend onderdeel zoals een partnerdiner naast het congres, zie onze pagina jazzband voor zakelijke evenementen.