Een band huren in Amsterdam, zonder de marketplace ervaring

Hoe het werkt

Hoe het boekingsproces bij Lupa werkt

Het hele proces tussen jouw eerste aanvraag en de band op het podium duurt gemiddeld twee weken, maar kan ook in twee dagen rond zijn. Het werkt zo:

Stap 1 - Eerste aanvraag (zelfde dag) Je stuurt ons via contactformulier of mail je datum, venue, gastenaantal en gewenste sfeer. Binnen 1 werkdag krijg je een persoonlijke reactie van Noam (niet een geautomatiseerde mail), met 2 tot 3 acts die echt bij jouw avond passen, links naar live video, en een transparante PDF-offerte met alle posten apart.

Stap 2 - Optionele call (15-30 minuten) Als je twijfelt tussen twee acts of een setup-vraag hebt, plannen we een korte call. Noam denkt mee over de match, de venue-restricties en eventuele upgrades. Dit is geen verkoop-gesprek, het is een werksessie.

Stap 3 - Contract (zelfde week) Zodra je een keuze maakt, krijg je een contract met named musicians, named understudy per rol, en alle posten gespecificeerd (performance, geluid, licht, transport, BumaStemra, BTW). Geen verborgen agency commissie. Aanbetaling tussen 30 en 50 procent bij ondertekening, restant 30 dagen voor het event.

Stap 4 - Pre-event briefing (twee weken vooraf) Wij sturen jou een briefing-formulier voor must-plays, do-not-plays, namen voor sponsor moments, run-of-show en eventuele speeches. De band krijgt deze briefing twee weken voor de datum zodat ze tijd hebben om custom songs te leren en de avond te plannen.

Stap 5 - Op de avond De band arriveert minstens 2 uur voor de eerste set, doet dubbele soundcheck, en heeft één coordinator (vaak Noam zelf) als aanspreekpunt voor venue, fotograaf en jullie. Geen vijf verschillende telefoonnummers, geen verrassingen.

Voor welke events boeken wij in Amsterdam

Lupa boekt acts voor zes hoofdtypen events. Voor elk type werkt een ander deel van onze roster het beste.

Voor destination events (Toscane, Provence, Mallorca, Lake Como, Santorini, Amalfi Coast, Ibiza, Portugal, Maldiven) hebben we een vaste workflow met reis, accommodatie, internationale rider-handling en lokale crew.

Wat Lupa anders doet dan een marketplace

Er zijn drie verschillen die je op de avond merkt:

• Vaste line-up in het contract met namen. Marketplaces sturen wie er beschikbaar is op de dag. Een Lupa-contract benoemt elke muzikant met naam en heeft een named understudy per rol die met de hoofdact heeft gerepeteerd.
• Eén persoonlijke coordinator op de avond. Bij Lupa is dat één telefoonnummer (vaak Noam zelf), niet vijf verschillende contacten van losse bandleden of een hotline van een agency die om 23:00 niet meer opneemt.
• Pre-event briefing twee weken vooraf. De band kent jouw must-plays, do-not-plays, sponsor moments en run-of-show voor ze arriveert. Een marketplace-band krijgt jouw briefing op de dag zelf, of helemaal niet.

Veel gemaakte fouten bij het boeken van een band in Amsterdam

• Op één agency vertrouwen die geen contract met namen levert. Als je geen named musicians plus named understudy ziet, weet je op de avond niet wie er komt.
• Een marketplace-band kiezen omdat de prijs lager lijkt. De goedkope prijs is meestal een 'starting at' bedrag waar geluid, licht, transport en BumaStemra nog bij komen. Op de avond ben je vaak duurder uit dan met een Lupa-quote die alles inclusief had.
• Geen pre-event briefing eisen. Als de agency geen briefing-proces heeft, betekent het dat de band jouw avond gaat spelen op basis van zijn eigen smaak, niet die van jou.
• De boeking 6 weken voor de datum doen voor een peak Saturday. Voor zaterdagen tussen mei en september zijn de beste 5- en 6-koppige bands 9 tot 12 maanden vooraf vol. Onze meest gevraagde acts (Benga Band, Drumpet Disco) zelfs 12 tot 18 maanden.
• De band niet matchen aan venue-restricties. Een 6-koppige party band in een venue met 90dB-cap klinkt gefrustreerd, een 8-koppige showband in een ruimte voor 100 gasten overweldigt. Wij briefen elke band vooraf over de venue.