Een entertainment leverancier, een contract en een offerte binnen een werkdag, voor elk evenementenbureau dat een event naar Amsterdam brengt.

Hoe het werkt

Wat je in je RFP zet voor een snelle, all-in offerte

Bureaus en DMC's die het snelst en het nauwkeurigst een offerte van ons krijgen, sturen doorgaans dezelfde kerninformatie mee:

• De datum, begin- en eindtijd, en de venue
• Gastenaantal en de vorm van de ruimte (zittend diner, staande receptie, plenair met een podium)
• De sfeer en het kleurenpalet waarin de entertainment moet passen, zeker als je klant al een merk of thema heeft
• Of je een act nodig hebt of meerdere over de avond, bijvoorbeeld een trio bij het diner en een DJ voor het feest later
• Of je al een streefbedrag hebt vanuit het budget van je klant, zodat we daarop kunnen offreren in plaats van heen en weer te mailen
• Een eventuele taaleis. De meeste acts op onze roster treden op in het Engels, wat meespeelt bij een internationale gastenlijst
• De naam en contactgegevens van je AV-leverancier, als die al is aangesteld voor het event
• Of de offerte nog naar je eigen klant moet voor akkoord voordat je kan bevestigen, zodat we weten hoe strak de optie op de datum moet staan

Stuur dat mee en je hebt binnen een werkdag een all-in tarief terug, niet een kaal performance-tarief waar je zelf nog geluid, opbouw en reiskosten bij moet optellen.

Wat onze offerte omvat

Elke offerte van Lupa is een bedrag dat je klant kan goedkeuren zonder een vervolgvraag. Het omvat de performance, geluid, opbouw, btw en reizen binnen ongeveer 50km van Amsterdam, en de standaard speelduur van die act. Bands vanaf EUR 3.000 en de DJ met geluid en licht vanaf EUR 1.500 hebben ook licht inbegrepen. Heeft je event een grotere PA nodig, een lichtset voor een rauwe of outdoor ruimte, of een langere set, dan zetten we dat apart in de offerte in plaats van het te verstoppen, zodat je het bedrag met vertrouwen aan je klant kan voorleggen.

We sturen bij elke optie live video mee, dezelfde uitvoering die je gasten daadwerkelijk zien, zodat je die meteen kan doorsturen naar je klant voordat er iets wordt bevestigd. De uitvoerende in die video is degene die op je event speelt, met naam in het contract, of je nu een act boekt of meerdere.

Een contract, een aanspreekpunt

Boek je meer dan een act, of een band met meerdere muzikanten, dan contracteer je nog steeds met Lupa, niet met elke muzikant apart. Een contract, een factuur en een aanspreekpunt: Noam regelt alle communicatie en logistiek met elke artiest. Dat is het model dat de meeste DMC's en bureaus willen als ze zelf verantwoording afleggen aan hun eigen klant: jij regelt het met ons, en wij regelen de details daaronder.

Technische riders en afstemmen met je AV-leverancier

Bij een band sturen we een technische rider met podiumformaat, stroom en een eventuele inputlijst, en de coordinator op jouw boeking spreekt vooraf direct met je AV-leverancier om sound-checktijd, load-in en de overgang tussen een AV-programma en de live act af te stemmen. Bands brengen hun eigen instrumenten en backline mee, DJ's hun eigen apparatuur, dus niets aan de uitvoering hangt af van je AV-team dat instrumenten of versterking levert, tenzij dat vooraf is afgesproken. Dat houdt het technische gesprek kort en voorkomt verrassingen ter plaatse.

Zet je event meerdere acts op een avond, bijvoorbeeld een trio bij de receptie, een band bij het diner en een late DJ, dan behandelen we dat als een boeking met een rider en een aanspreekpunt dat de wissels regelt, in plaats van drie losse leveranciers die je op de dag zelf aan elkaar moet voorstellen.

De act koppelen aan het moment in je briefing

De meeste briefings van bureaus zijn eigenlijk twee of drie momenten die samen een avond vormen, niet een enkele act voor de hele avond. Hieronder de zes acts waarop we het meest terugvallen bij bureau- en DMC-briefings, gekoppeld aan die momenten.

We maken de bezetting en volgorde passend bij de ruimte en de run-of-show die je doorgeeft, en coordineren elke wissel binnen hetzelfde contract. Voor het volledige band- en DJ-aanbod naast deze zes acts, zie onze pagina corporate entertainment Amsterdam, en voor een black-tie of awardformat specifiek gala band Amsterdam.

Betaling, facturatie en Lupa in je systemen zetten

Onze standaard betaling is 40 procent van het bedrag als aanbetaling bij ondertekening van het contract, en de resterende 60 procent een week voor het event, via bankoverschrijving in EUR, met een BTW-factuur zodat je financiele afdeling een correct document heeft. Heeft de financiele afdeling van je klant leveranciersformulieren nodig, een andere betaalverdeling of langere termijnen, geef dat dan aan bij het aanvragen van de offerte, zodat Noam dat rechtstreeks met hen regelt in plaats van na ondertekening van het contract.

Muzieklicenties

Buma/Stemra en Sena licenties voor het openbaar maken van muziek liggen normaal gesproken bij de venue of de organisator, niet bij de uitvoerende. Weet je niet of je venue die al heeft, dan is dat de eerste plek om te checken. De meeste Amsterdamse venues die regelmatig events organiseren hebben dit al geregeld, en we adviseren graag als de vraag opkomt in je klantgesprek.

Wat er gebeurt op de avond zelf

Een coordinator is aanwezig vanaf de load-in, de soundcheck en de uitvoering, en is het enige aanspreekpunt voor jouw team en het team van je klant op de dag zelf. Acts spelen hun sets als achtergrond tijdens de registratie, het diner of de speeches en bouwen op naar een dansvloer zodra het formele programma dat toelaat, volgens de run-of-show die we vooraf afspreken. Wordt een muzikant ziek voor de datum, dan regelen we een vervangende muzikant zodat de boeking gewoon doorgaat zoals gecontracteerd, zonder dat jij een gat aan je klant moet uitleggen.