Live muziek die op het draaiboek speelt: solist vanaf EUR 600, jazztrio vanaf EUR 1.400, band vanaf EUR 3.000 met geluid en licht. Offerte binnen een werkdag.

Hoe het werkt

Zakelijk evenement of bedrijfsfeest: dat is niet dezelfde band

De twee woorden worden door elkaar gebruikt, maar het zijn andere avonden. Een bedrijfsfeest is intern en de avond is het doel. Een zakelijk evenement heeft een programma, externe gasten en een boodschap, en de muziek is daar een blok in.

Dat verschil raakt live muziek harder dan een DJ, om een simpele reden: een band heeft een ondergrens in volume die een DJ niet heeft. Een drumstel klinkt zoals een drumstel klinkt. Wil je dat mensen tijdens het diner moeiteloos kunnen praten, dan los je dat niet op met de volumeknop, maar met de bezetting.

Gaat het bij jou juist wel om het feest, dan hoort dat thuis bij een band voor een bedrijfsfeest. Speelt het in Amsterdam, dan gaat band bedrijfsfeest Amsterdam dieper in op de zalen daar.

Welke bezetting past bij welk zakelijk evenement

De keuze begint bij het moment in het programma, niet bij het genre. Hieronder wat wij het vaakst neerzetten op zakelijke evenementen door het land.

Elke muzikant boven de vier kost EUR 500 extra. Vijf man komt op EUR 3.500, zes man met blazers op EUR 4.000, en een grote bezetting van zeven tot negen man op EUR 4.500. Vanaf vier muzikanten zit geluid en licht in de prijs, dus je huurt daar geen aparte PA bij.

Wil je zowel de ontvangst als de late vloer dekken, dan is de combinatie die het vaakst uitkomt een jazztrio tot na het diner en een DJ daarna. Hoe die DJ-kant werkt staat op DJ voor een zakelijk evenement. De volledige selectie staat op ons artiestenbureau.

Waar live muziek in het programma past, en waar niet

Dit is de sectie waar wij het vaakst iets afraden. Live muziek is niet in elk blok de beste keuze, en een band die op het verkeerde moment speelt kost je gasten.

Het blok dat wij het vaakst overgeslagen zien is de inloop. Een zaal die tijdens de eerste twintig minuten stil is, blijft de hele ochtend stroef, en dat haal je er na de eerste keynote niet meer uit. Een solist bij de deur kost EUR 600 en doet daar meer werk dan een band van vier man later op de dag.

Het blok waar het in onze ervaring het vaakst misgaat is het plenaire deel. Een band tijdens presentaties is bijna altijd de verkeerde keuze: de muzikanten staan in beeld, de techniek moet twee keer omschakelen, en de tijdwinst die je hoopte te maken verdwijnt in de wissel. Loopt jouw evenement uit op een borrel in plaats van een programma, kijk dan bij live muziek voor een borrel.

Wat kost een band voor een zakelijk evenement

Een band voor een zakelijk evenement begint bij EUR 3.000 voor vier muzikanten, inclusief geluid, licht, opbouw en soundcheck. Wil je alleen muziek bij de ontvangst of het diner, dan begint een jazztrio bij EUR 1.400, een akoestisch duo bij EUR 900 en een solist bij EUR 600. Een DJ begint bij EUR 850, en een DJ met volledige eventproductie bij EUR 1.500.

Per gast gerekend valt dat vaak lager uit dan mensen verwachten. Een jazztrio van EUR 1.400 op een relatiedag met 200 gasten is EUR 7 per persoon. Een band van vier man van EUR 3.000 op een lancering met 150 gasten is EUR 20 per persoon. Een band van zes man van EUR 4.000 bij een awarduitreiking met 400 gasten is EUR 10 per persoon.

November en december liggen bovenin de range, omdat alle eindejaarsavonden in dezelfde paar weken vallen. Elke offerte is gespecificeerd, met transport, Buma Stemra en BTW als aparte regels, zodat je finance-team hem regel voor regel kan lezen. Stuur ons je datum en draaiboek en je hebt binnen een werkdag een prijs, zonder dat je eerst een intakegesprek in moet.

Podium, stroom en ruimte: wat een band in een zakelijke zaal nodig heeft

Congrescentra, hotels en kantoren zijn niet gebouwd voor bands, en dat is precies waar boekingen op stuklopen. Dit zijn de maten waar wij mee rekenen, zodat je ze naast de plattegrond van je locatie kunt leggen.

• Een solist heeft ongeveer 2 bij 2 meter nodig, een akoestisch duo 3 bij 2, een jazztrio 4 bij 3 en een band van vier tot zes man 5 bij 4 meter. Voor zeven tot negen muzikanten hebben we meer breedte nodig en stemmen we de opstelling vooraf af met de locatie.
• Twee vrije groepen stroom bij het podium, niet gedeeld met de catering of de warmhoudplaten. Een aggregaat bij een buitenlocatie zetten we apart in de offerte.
• Opbouw en soundcheck kosten anderhalf tot twee uur. In een zaal die overdag nog een plenair programma draait, betekent dat een soundcheck voor de deuren opengaan of tijdens een lange lunch.
• Laden en lossen op straatniveau, of een lift die een contrabas en een 19-inch rack aankan. In binnenstadslocaties is dit vaker het knelpunt dan de zaal zelf.
• Veel locaties hebben een decibellimiet en een hard einduur. Wij halen die vooraf op bij de locatie in plaats van er op de avond achter te komen, en zetten het geluid daarbinnen af.

We spelen zakelijke avonden in Amsterdamse zalen als de Westergasfabriek, de Gashouder, Kantine25, de A'DAM Toren en het Anantara Grand Hotel Krasnapolsky. Buiten Amsterdam gaat het meestal om hetzelfde type ruimte: een concertzaal of congreslocatie zoals De Doelen in Rotterdam, TivoliVredenburg of de Jaarbeurs in Utrecht, het World Forum in Den Haag of de High Tech Campus in Eindhoven. Stuur ons de naam van jouw locatie, dan checken we de zaal voordat we een bezetting voorstellen. Voor een Amsterdamse boeking geeft onze Amsterdam-pagina het bredere beeld.

Speeches, presentaties en het geluid van de zaal

Op een zakelijk evenement is de eerste vraag van je AV-leverancier bijna altijd dezelfde: wie voedt de zaal. Als de band eigen geluid meebrengt en de spreker op de installatie van het huis staat, heb je twee systemen die om dezelfde ruimte vechten.

Wij lossen dat op een van twee manieren op. Bij een kleiner evenement rijdt de geluidsman van de band ook de microfoons voor de sprekers, zodat er een mengtafel in de zaal staat en de overgang van speech naar muziek geen gat heeft. Bij een groter evenement met een eigen AV-partij levert de band een lijn aan hun tafel en houdt jouw leverancier de regie. Welke van de twee het wordt, spreken we af zodra de datum staat, niet in de week ervoor.

Wat we in beide gevallen vastleggen: wie tijdens de speeches aan het volume zit, op welk moment in het draaiboek de band mag opbouwen, en wie het startsein geeft. Dat is meestal het einde van de speeches of het vertrek van de eerste groep gasten.

Een band voor een congres, relatiedag of klantendag

Dit zijn de drie formats waar wij de meeste zakelijke aanvragen voor krijgen, en ze vragen alle drie een lange, lage bezetting in plaats van een korte harde.

Op een congres doet de muziek het minste werk en het meeste verschil. Een solist of duo tijdens de inloop, iets in de centrale hal tijdens de pauzes, en een trio bij de afsluitende borrel is vaak de hele opdracht. Gasten merken de muziek nauwelijks bewust op, en dat is precies de bedoeling.

Een relatiedag is in onze ervaring het lastigste format. Je gasten zijn klanten, en die moet je een halve dag lang kunnen laten praten. Achtergrond die niet vermoeit, geen zang die de aandacht naar het podium trekt, en pas na het programma iets dat mensen laat blijven. Dupa Trio is hiervoor onze meest geboekte act: vier muzikanten met trompet, gitaar, bas en zang door standards, bossa nova en hedendaagse jazz, die tussen de gangen door opschakelen zonder ooit boven het gesprek uit te komen.

Een klantendag zit daartussenin. Overdag hetzelfde als een relatiedag, maar er is bijna altijd een moment waarop de dag kantelt naar een borrel. Dat kantelpunt plannen we vooraf in, want een act die daar te vroeg of te laat begint, kost je de helft van de zaal.

Productlancering, opening en awarduitreiking: muziek als programmapunt

Bij deze drie is muziek geen achtergrond maar een agendapunt. Een opening heeft een moment nodig waarop iedereen zich omdraait, en dat kan een act zijn in plaats van een lint.

Voor dat moment zetten we het vaakst Benga Band in, de band van onze oprichter Noam Bargil, met funk, latin, soul en pop en een bezetting die je van vier tot negen man kunt schalen. Voor een awarduitreiking of jubileumreceptie waar het publiek meerdere generaties beslaat, werkt Fourtunes beter: jazz, bossa nova, lounge en soul, verfijnd genoeg voor een diner en warm genoeg voor een receptie.

De praktische kant van een programmapunt is de timing. Een band die om 20:45 op moet als het programma om 20:30 uitloopt, staat er om 21:10 nog. Wij zetten daarom altijd een marge in het draaiboek en spreken af wie de band het teken geeft, meestal de dagvoorzitter of jouw eventmanager.

Waarom inkopers en officemanagers ons durven te boeken

Wie een zakelijk evenement inkoopt, koopt vooral risico af. Dit ligt bij ons vast voordat je tekent.

• De muzikanten staan met naam in het contract, en er staat per rol een vervanger uit dezelfde selectie bij. Valt iemand uit, dan komt die vervanger met dezelfde briefing binnen, niet een onbekende via een marketplace.
• We brengen eigen geluid en licht mee, gedimensioneerd op jouw zaal, en spelen binnen de decibelnorm van de locatie.
• Je krijgt een zakelijke factuur met BTW gespecificeerd, op een PO-nummer of kostenplaats als je administratie daarom vraagt, met transport, Buma Stemra en techniek als aparte regels.
• Een aanspreekpunt. Dezelfde persoon die je offerte schreef is op de dag zelf bereikbaar, meestal Noam zelf.
• Sinds 2018 ruim 300 events, waaronder zakelijke avonden voor teams van Heineken, Microsoft, Salesforce, Booking.com, IBM, Canon, ING, Tommy Hilfiger en de gemeente Amsterdam. Dupa Trio speelde een avond voor Microsoft in het Rijksmuseum, wat qua zaal, publiek en volumeniveau precies dit soort evenement is.

Een band boeken voor een zakelijk evenement: hoe het loopt

Je hoeft geen compleet draaiboek te hebben om een prijs te krijgen. Stuur wat er wel staat, dan vullen wij de rest in.

Wat we nodig hebben om een offerte te maken: de datum, de stad en de locatie, het aantal gasten, en globaal het programma. Daarmee sturen we binnen een werkdag twee of drie opties die bij een zakelijke zaal passen, met live video zodat je ziet wat je boekt. Daarna een korte call om de keuze te bevestigen en af te stemmen met je AV-leverancier, en dan het contract met alle posten gespecificeerd.

Voor een datum in november of december is vier tot vijf maanden vooraf realistisch. Buiten het eindejaarsseizoen lukt zes tot acht weken meestal prima, en last minute is vaker mogelijk dan mensen denken. Vraag het gewoon.

Veelgemaakte fouten bij live muziek op een zakelijk evenement

• Een feestband boeken voor een avond waar gepraat moet worden. De band doet niets verkeerd, maar externe gasten die voor een gesprek kwamen vertrekken zodra praten moeite kost, en dat vertrek zie je pas terug in de evaluatie.
• De muziek pas bij de borrel laten beginnen. De inloop is het goedkoopste en effectiefste blok van de dag en wordt het vaakst overgeslagen.
• De band niet in de technische briefing zetten. Als de band en je AV-leverancier elkaar pas op de dag spreken, valt het geluid weg bij de wissel van het formele programma.
• De podiumruimte pas checken als het contract er ligt. Een band van zes man in een zaal met 3 bij 2 meter vrije vloer wordt een band van drie.
• Het decembergala te laat boeken. Het vierde kwartaal vult eerst.

Vraag een prijs aan voor jouw zakelijke evenement

Stuur de datum, de locatie, het aantal gasten en het programma zoals het er nu staat. Vraag een offerte aan en je hoort binnen een werkdag welke bezetting past en wat het kost, met alle posten gespecificeerd. Weet je nog niet of je een band, een trio of een DJ wilt, dan denken we daar eerst kosteloos in mee.