Entertainment voor je bedrijfskerstfeest: DJ vanaf EUR 850, jazztrio bij het kerstdiner vanaf EUR 1.400, feestband vanaf EUR 3.000 met geluid en licht. Offerte binnen een werkdag, en de piekavonden zijn half oktober al krap.

Hoe het werkt

Drie soorten kerstfeest, en ze vragen alle drie iets anders

Bedrijfskerstfeest dekt drie totaal verschillende avonden. De meeste boekingen die misgaan, gaan hierop mis: de organisatie bedoelde de ene avond en de act was voor de andere geboekt.

De kerstborrel duurt anderhalf tot drie uur, staat meestal op kantoor of in een zaal om de hoek, begint aan het eind van een werkdag en is om acht uur klaar. Er wordt geproost, de directie zegt iets, en de zaal praat. Muziek is daar decor.

Het kerstdiner is een zittend gezelschap. Drie of vier gangen, iedereen aan tafel, en de muziek moet twee uur bestaan zonder dat iemand aan tafel zijn stem hoeft te verheffen. Dat is een ander vak dan een dansvloer vullen.

Het kerstfeest is de volledige avond: ontvangst, diner of walking dinner, speeches, en daarna een dansvloer tot het einduur. Dit is de enige van de drie waarop een complete band zijn tarief terugverdient, omdat er twee uur is waarin de zaal alleen daarvoor komt.

Weet je nog niet welke van de drie het wordt? Dat is normaal in september. Stuur ons de datum en het aantal collega's, dan krijg je een voorstel voor twee formats naast elkaar, met de prijs eronder, zodat het gesprek intern over de avond kan gaan in plaats van over offertes.

De decemberagenda: welke avonden er echt nog zijn

Het bedrijfskerstseizoen is korter dan mensen denken. In de praktijk zijn het drie weken: de laatste week van november en de twee weken daarna, tot ongeveer 20 december. Daarna is het land met vakantie. Dat zijn hooguit vijftien bruikbare avonden, en vrijwel iedereen wil er zes: donderdag en vrijdag van de twee piekweken.

Daar komt bij dat bedrijven in december om dezelfde zaterdagen concurreren als bruiloften en privefeesten. In onze eigen agenda zie je het gevolg: donderdag is de drukste zakelijke avond van de maand geworden. Wie een dinsdag of woensdag in de middelste decemberweek accepteert, boekt meestal nog zijn eerste keus, en betaalt daar niets extra voor.

De volgorde waarin bedrijven boeken werkt in december tegen ze: eerst de zaal, dan de catering, en het entertainment als laatste. Elf maanden per jaar is dat prima. In december loopt de actpool sneller leeg dan de zalenpool, want een zaal heeft een avond en een band ook, maar er zijn nu eenmaal veel meer zalen dan goede bands.

De praktische versie, uit onze eigen agenda van de afgelopen jaren:

• September. Alles is nog vrij. Je kiest een act omdat hij bij jullie zaal en jullie mensen past, niet omdat hij nog kan.
• Half oktober. De doordeweekse avonden zitten nog ruim, de donderdagen en vrijdagen van de piekweken beginnen te vullen.
• Half november. Voor een specifieke band op een specifieke vrijdag ben je meestal te laat. Voor een DJ of een trio lukt het meestal nog wel.
• Begin december. Er is nog steeds iets te regelen, maar de keuze is dan gemaakt door de agenda in plaats van door jou. Zie verderop wat er dan nog kan.

Heb je de datum al staan? Stuur hem, dan zeggen we dezelfde dag wie er die avond nog vrij is. Bellen of appen gaat sneller dan mailen en in december scheelt dat soms een act.

Prijzen voor entertainment op een kerstfeest

Onze tarieven zijn in december dezelfde als in mei. Er is geen decembertoeslag en geen feestdagentarief. Wat december duurder maakt is niet de prijslijst maar de keuze die overblijft als je laat bent.

Uitbreiden kost EUR 500 per muzikant. Datzelfde bedrag geldt voor een saxofonist of trompettist bovenop een DJ-set, in december de meest gevraagde toevoeging op een kerstborrel.

Per hoofd valt het lager uit dan de meeste organisatoren verwachten. Een trio bij een kerstdiner van 90 mensen komt uit op ongeveer EUR 16 per gast. Een DJ op een borrel met 150 collega's is ongeveer EUR 6. Een band van vier bij 200 gasten is EUR 15 per persoon, en dat is doorgaans de kleinste post van de avond naast zaal en catering.

Binnen een straal van ongeveer 50 kilometer rond Amsterdam rekenen we geen reiskosten. Speelt de act verder weg, dan zie je die kosten als eigen regel terug in plaats van verstopt in een acttarief, zodat twee offertes echt naast elkaar te leggen zijn. BumaStemra staat er los onder, net als de BTW: 9 procent over de artistieke prestatie, 21 procent over de techniek.

Spelen jullie kerstliedjes?

Dit is de vraag die we in oktober en november het vaakst krijgen, en het antwoord is genuanceerder dan ja of nee.

Bij de ontvangst en tijdens het diner: een handvol, in een jazzbewerking. Standards als The Christmas Song of Have Yourself a Merry Little Christmas werken daar prima omdat ze in dezelfde toonzetting staan als de rest van het repertoire. Vier of vijf van die nummers over twee uur is genoeg om de avond december te laten voelen.

Op de dansvloer: geen. Er wordt niet gedanst op kerstmuziek, en op het moment dat de vloer eindelijk vol staat is een kerstnummer de snelste manier om hem weer leeg te krijgen. Dat is geen smaakkwestie. Het is wat je als bandleider elke december een stuk of tien keer van het podium af ziet gebeuren.

De uitzondering is het allerlaatste nummer, als de zaal al zingt en de avond toch klaar is. Dan werkt het, omdat niemand er meer op hoeft te dansen.

Wil je expliciet een kerstprogramma, bijvoorbeeld bij een kerstdiner voor relaties of een kerstconcert voor medewerkers en hun gezinnen, dan zetten we dat als aparte set op papier zodat de act weet dat het deze keer wel de bedoeling is.

De avond in uren: van laden tot einduur

Zo ziet een compleet bedrijfskerstfeest er bij ons uit. De tijden schuiven per locatie, de volgorde niet.

Het moment dat in december het vaakst wordt onderschat is 20.30. Een jaaroverzicht met jubilarissen loopt vrijwel elke keer uit, en een band die daarna nog een kwartier moet opbouwen verliest de zaal. Wij plannen daarom dat de eerste bandset direct na de speech begint, met het hardste materiaal in de eerste twintig minuten in plaats van halverwege.

Entertainment voor een kerstborrel op kantoor

De kerstborrel op het eigen kantoor is de meest geboekte decemberavond van allemaal en tegelijk de meest onderschatte ruimte.

Het kantoor is in december anders dan de rest van het jaar. Er staat een boom, er hangen twee extra tafels met catering, en er is een garderobe of een rij kapstokken die er in juni niet stond. Wat er overblijft is minder vloer dan je op de plattegrond ziet. Een DJ heeft ongeveer twee bij twee meter nodig en een trio vier bij drie, en die meters moeten in december met de jassen worden gedeeld.

De borrel begint ook vroeger. Vier of vijf uur is normaal, wat betekent dat wij tijdens werktijd laden en dat de laatste vergaderingen van die dag nog in het gebouw zijn. Dat vragen we vooraf uit, want een lift die tussen vijf en zes vol staat met vertrekkende collega's is niet de lift waarin een PA naar de zesde verdieping gaat.

En er is een decemberpatroon dat je nergens anders ziet: rond half zeven vertrekt een deel van de zaal naar de trein en blijft er een kern staan die eigenlijk wil dansen. Wil je dat die kern blijft, dan is een DJ met een live saxofonist de veiligste boeking, omdat die zonder aankondiging kan opschalen. De bredere uitleg over borrels het hele jaar door staat op onze pagina over live muziek voor een borrel.

Muziek bij een kerstdiner

Een kerstdiner is de enige decemberavond waarop stil spelen moeilijker is dan hard spelen.

Wij zetten er twee sets van drie kwartier neer, gepland rond de gangen in plaats van tegen de gangen in. De eerste set loopt tijdens het voorgerecht en het begin van het hoofdgerecht, de tweede na het hoofdgerecht. Tijdens het dessert houden we het stil, want dat is bij een bedrijfskerstdiner bijna altijd het moment waarop iemand van de directie opstaat.

Dupa Trio is hier onze eerste keuze. Trompet, gitaar, bas en zang, met een repertoire dat tussen standards, bossa en hedendaagse jazz beweegt, gespeeld op een niveau waarop tien mensen aan een tafel elkaar gewoon verstaan. Fourtunes zit in hetzelfde hoekje maar leunt verder naar pop en soul, en kan terugvallen op piano en zang alleen als de zaal kleiner blijkt dan de plattegrond beloofde. Loopt het diner door in een feest, dan staat de volledige opbouw op muziek voor een bedrijfsfeest.

Winterlogistiek: donker laden, jassen en koude instrumenten

December is technisch de lastigste maand van het jaar, en dat heeft niets met muziek te maken.

• Het is donker om half vijf. Laden gaat trager, de bewegwijzering op een industrieterrein werkt slechter en de kans op regen is groot. Wij plannen in december een half uur extra in voor de opbouw, standaard.
• Jassen kosten vloer. Tweehonderd winterjassen vragen serieuze vierkante meters, en die worden negen van de tien keer weggehaald bij de dansvloer of bij de plek waar het podium had gemoeten. Zet de garderobe op de plattegrond voordat je het podium plaatst, niet erna.
• Instrumenten hebben tijd nodig. Een koperblazer of een contrabas die uit een bus van vijf graden komt, staat niet meteen zuiver en blijft de eerste twintig minuten bewegen. Onze acts komen daarom in december vroeger binnen dan in de zomer, en dat zit in de tijden hierboven.
• Elektronica en vorst gaan niet samen. Is een deel van de avond buiten, bijvoorbeeld een ontvangst onder een overkapping, dan vragen we naar verwarming en een droge plek voor de apparatuur. Zonder die twee zetten we de act binnen en spelen we buiten akoestisch.
• Zalen draaien in december dubbel. Veel locaties hebben op dezelfde dag een lunch of een middagprogramma. Daarom vragen we het laadvenster altijd schriftelijk op bij de locatie in plaats van het op de dag zelf uit te zoeken.

Laat geboekt: wat er in december nog kan

Stel dat het intern lang heeft geduurd en het is half november. Dat is vaker de situatie dan niet, en het is geen verloren zaak.

Een DJ is nog vrijwel altijd te regelen, ook op een vrijdag in de piekweek. De pool is groter en een DJ kan een avond aan zonder dat er vijf agenda's op elkaar hoeven te passen. Vanaf EUR 850, of EUR 1.500 als de zaal geen eigen techniek heeft.

Een jazztrio voor een kerstdiner lukt meestal ook nog, zeker doordeweeks. Een volledige feestband op een donderdag of vrijdag in de twee piekweken is het moeilijkst, en daar zeggen we eerlijk ja of nee op in plaats van je twee weken aan het lijntje te houden.

Zit je krap in de tijd? Stuur de datum en het aantal gasten, dan hoor je vandaag nog wat er die avond vrij is, of dat het er niet is.

Er is nog een uitweg die te weinig bedrijven overwegen: verplaats het feest naar januari. Een nieuwjaarsborrel of nieuwjaarsreceptie in de eerste twee weken van het jaar heeft een vrijwel lege agenda, en voor hetzelfde budget staat er dan een grotere bezetting dan in december mogelijk was. Voor die avond werkt live muziek voor een borrel als vertrekpunt.

De acts die we in december het meest inzetten

Voor het kerstfeest zelf noemen we eerst Benga Band, de band waar Noam zelf voor staat. Het repertoire loopt van funk en Latin naar pop en dance en werkt van tachtig tot vijftienhonderd gasten, maar wat in december telt is iets anders: een zanger die binnen twee nummers doorheeft of dit publiek eerst moet bijkomen van een uitgelopen jaaroverzicht of meteen los kan. Op een avond waarop de speeches zijn uitgelopen scheelt dat een halve dansvloer.

Leunt de avond op een DJ, dan zetten we Demi Elisa in: feel-good house, afro en Latin, met een set die in stappen groeit in plaats van dat hij wordt opgedrongen. Op een kerstborrel die pas na half zeven kantelt is dat precies het gedrag dat je wilt.

Golden Sax gaat over de DJ-set heen als de avond onderweg mag opschalen. Drumpet Disco is voor het moment dat echt moet landen, bijvoorbeeld meteen na een jubileumspeld: live trompet en drums bovenop de DJ. Voor de ontvangst en het diner zijn dat Dupa Trio en Fourtunes.

De veertien acts staan compleet op ons artiestenbureau. Is de zaal in Amsterdam, lees dan band voor een bedrijfsfeest in Amsterdam, waar de decibellimieten per locatie aan bod komen, en zie live muziek in Amsterdam voor ons complete stadsaanbod. Gaat het puur om het eigen personeel, dan is band voor een personeelsfeest de pagina die daarover gaat. Wordt de avond DJ-gedreven, dan vind je de zakelijke vergelijking op DJ voor zakelijke events in Nederland.

Zakelijk geregeld, ook in de drukste maand

December is de maand waarin je het minst zin hebt in verrassingen, dus dit staat standaard in onze offerte en niet pas als je erom vraagt.

• Een factuur die in het juiste boekjaar landt. De BTW staat apart, 9 procent over de artistieke prestatie en 21 procent over de techniek, met jullie inkoopordernummer of kostenplaats erop. Laat bij de aanvraag weten of het kerstbudget nog dit jaar afgeboekt moet worden, dan zetten we de factuurdatum daarop. Contant afrekenen met muzikanten op de avond zelf doen we niet.
• Je weet wie er speelt. In het contract staan de namen van de muzikanten en niet alleen de naam van de act. Juist in december, wanneer bezettingen vaker wisselen dan in de rest van het jaar, is dat het verschil tussen weten en hopen wie er die donderdag op het podium staat.
• Uitval is ons probleem, niet dat van jou. December is ook griepmaand, en dit is de maand waarin die afspraak het vaakst nodig is. Er staat een vaste kring muzikanten klaar die de arrangementen uit hun hoofd kent, en die afspraak is contractueel. In de praktijk hoor je het pas als het al is geregeld.
• Techniek komt mee en blijft binnen jullie norm. Geluid en licht zitten in de boeking, dus er hoeft geen tweede leverancier bij, en de toespraak, het jaaroverzicht en de jubilarissen gaan door precies dezelfde installatie.
• Een contactpersoon. Degene die je eerste mail beantwoordt, neemt op de avond zelf ook op. In de meeste gevallen is dat Noam.

Op die manier hebben we sinds de oprichting in 2018 meer dan 300 evenementen geleverd, voor opdrachtgevers als Heineken, Microsoft, Salesforce, Booking.com, IBM, Canon, City of Amsterdam, ING en Tommy Hilfiger. Wat er van jouw kant nodig is: een datum, een zaal en een gastenaantal. De rest, van bezetting tot laadvenster tot het gesprek met je locatie, ligt bij ons.

Waar we bedrijfskerstfeesten spelen

Wij zitten in Amsterdam en rijden in december het hele land door. Amsterdamse decemberavonden spelen we onder meer in de Westergasfabriek en de Gashouder, in Thuishaven en Kantine25, in A'DAM Toren, in Hortus Botanicus Amsterdam en in het Anantara Grand Hotel Krasnapolsky, waarvan de Wintertuin een van de weinige zalen in de stad is die in december geen extra aankleding nodig heeft. Verder van huis speelde Drumpet Disco een bedrijfsborrel in Cafe Iran in Almere, en verzorgde Dupa Trio een avond voor Microsoft in het Rijksmuseum, waar het schema tot op de minuut vaststond.

Wordt het feest in de eigen kantine gehouden, in een bedrijfshal die voor een avond wordt omgebouwd of in een restaurant dat jullie afhuren, dan is dat in december eerder regel dan uitzondering. Voordat er iets vastligt halen we bij de locatie of het facilitair team op hoe laat we naar binnen kunnen, hoeveel podiumvloer er is, welke stroomgroepen vrij zijn, hoe laat het uit moet en welke geluidsnorm geldt. Daardoor staat de act gesoundcheckt te wachten voordat de eerste jas aan de kapstok hangt.

Vraag een prijs aan voor jullie decemberdatum

Mail ons je decemberdatum, de zaal en hoeveel mensen er komen, en zeg erbij of het een borrel, een diner of een feest met dansvloer wordt. Je krijgt er twee of drie acts voor terug die op die avond echt vrij zijn, met beeldmateriaal, de namen van de muzikanten en een prijs die vaststaat, met de BTW en eventuele reiskosten los eronder. Zit je nog te wisselen tussen een band en een DJ, of tussen december en januari, schrijf dat er dan bij. Dan krijg je een advies in plaats van een prijslijst. Een telefoontje of een appje werkt in deze maand vaak sneller.

Wat er hoe dan ook in staat: de muzikanten met naam, een vervanger als er iemand uitvalt, techniek die meekomt, en een factuur op inkoopordernummer. Dat hoef je er niet bij te onderhandelen.